Foto: Pixabay

Gerir uma empresa é um desafio diário. Além dos projetos, boa gestão da equipe e controle financeiro, é preciso lidar com a burocracia. O excesso de tempo gasto com procedimentos administrativos e burocracias tem forte impacto na produtividade empresarial travando, muitas vezes, o próprio crescimento das empresas ao longo dos anos.

De acordo com pesquisas, os micro e pequenos empresários brasileiros gastam cerca de 135 dias de trabalho por ano com tarefas administrativas, enquanto a média global é de 120 dias. Além disso, a burocracia resulta, para as micro e pequenas empresas brasileiras, em uma perda de produtividade na casa de R$ 79,5 bilhões todos os anos, segundo pesquisa da consultoria Plum. Mas, como lidar e diminuir com a burocracia no dia a dia?

Falamos em diminuir e não acabar com a burocracia, porque ela é responsável por organizar e dar continuidade às atividades importantes para o funcionamento da empresa. Mas é preciso cautela, a burocracia de forma exagerada leva ao engessamento, gerando graves problemas para a produtividade.

Para ajudar a diminuir a burocracia e ter uma gestão eficaz, separamos 6 dicas para você implementar na sua empresa.

1. Distribua as funções de forma assertiva

Fazer uma distribuição assertiva das tarefas é uma das principais chaves para evitar a burocracia. A divisão clara de tarefas e prazos contribui para que os colaboradores tenham mais facilidade na rotina da empresa, permitindo que eles executem as atividades sem pressão excessiva e estresse. Além disso, ser consultado a todo momento demanda tempo e diminui o seu foco em atividades essenciais. Alguns aplicativos e ferramentas online oferecem a possibilidade de se criar um fluxo de trabalho e visualizar as tarefas a fazer, em andamento e já realizadas.

2. Invista em um software de gestão

Investir em um software de gestão é primordial para diminuir a burocracia na sua empresa. Os sistemas ERP permitem otimizar os processos burocráticos, controlando desde a gestão contábil à emissão de notas, geração de relatórios e  relacionamento com clientes. Além disso, com um sistema ERP é possível monitorar os resultados de cada equipe, facilitando a gestão de pessoas e até mesmo contribuindo para a tomada de decisões.

3. Centralização da informação

Gerenciar muitas equipes demanda o processamento de muitas informações e o registro delas. Porém, muitas vezes alguns dados podem ser esquecidos ou até mesmo não mencionados, dificultando a localização de informações e até mesmo a geração de resultados.

Um sistema ERP contribui para que todos os dados sejam armazenados em uma única plataforma, com resultados e dados que podem ser acessados de qualquer lugar e de forma centralizada. 

4. Tenha prazos e metas definidas

Metas e prazos são importantes em qualquer processo empresarial. Eles devem ser bem definidos e claros para todos os colaboradores. Profissionais que conhecem seus prazos tendem a trabalhar de maneira mais organizada, diminuindo o desperdício de tempo e, consequentemente, aumentando a produtividade no trabalho. Por isso, sempre que possível estabeleça um cronograma coletivo de tarefas, para que todos possam acompanhar suas atividades.

5. Treine e atualize sua equipe

Colaboradores atualizados e estimulados são mais produtivos e envolvidos. Os treinamentos são a melhor forma de garantir que sua equipe está ciente das metas e novidades da empresa. As capacitações também são importantes para auxiliar os funcionários a lidarem de forma efetiva com os softwares de gestão.

6. Invista em relatórios

Os relatórios são essenciais para o acompanhamento do trabalho da equipe e dos resultados desejados. Porém, em uma empresa burocrática os relatórios demandam tempo e acabam sendo muito extensos. Para desburocratizar, a dica é investir em um software que gere relatórios automáticos de todos os setores. Com os dados integrados é possível gerar relatórios em tempo real, facilitando a tomada de decisões.

Se a sua empresa ainda não possui um sistema de gestão, é hora de investir no ERP Controller e diminuir a burocracia. Entre em contato com a Gerir Sistemas e descubra como o ERP Controller pode ajudar na sua gestão.